tæt
Sådan skabes et effektivt opbevaringsområde
sådan skabes et effektivt opbevaringsområde

MED MAKSIMAL OPBEVARINGSKAPACITET

SÅDAN SKABES ET EFFEKTIVT OPBEVARINGSOMRÅDE

Er du ved at indrette et nyt arkiv til opbevaring, eller vil du ændre layoutet af dit eksisterende arkivrum? Det store spørgsmål er, hvor skal jeg starte? Hvordan optimerer man pladsen og opbevaringskapaciteten? Hvad har du brug for at opbevare og under hvilke betingelser? Hvilke sikkerhedsstandarder skal du være opmærksom på? Hvordan vælger du det rigtige opbevaringssystem, hvis du ikke er specialist på området? Denne e-bog hjælper dig med at vurdere og planlægge et nyt arkivområde med tilhørende opbevaringssystemer. Det gælder for alle arkiver fra den lille opbevaringsplads til det store arkiv.

INDHOLD

  1. Opbevaringsområdet
  2. Hvad opbevarer du i dit arkiv? 
  3. Analyser logistik
  4. Optimer opbevaringskapaciteten
  5. Sikkerhedsfaktorer
  6. Tilbehør og LED-belysning
  7. Tilgængelighed
measure the storage area

1. Opbevaringsområdet

Det første skridt ved indretning af et arkiv er at finde ud af, hvor meget opbevaringsplads du har. Mål op, og tag højde for forhindringer og andre særlige krav. Mål først længden, bredden og højden på din(e) opbevaringsplads(er). Det er ikke kun vigtigt at optimere dine kvadratmeter, men også dine kubikmeter. Sørg også for at måle højden på din opbevaringsplads. Dernæst skal du tage højde for forhindringer og andre særlige krav på opbevaringspladsen. For eksempel:

• Søjler
• Ventilationskanaler
• Døre
• Vinduer
• Taghældning
• Hjørner med usædvanlige former

Disse eksempler kan have stor indflydelse på, hvordan du optimerer din opbevaringsplads. Uanset hvilke udfordringer der måtte være, kan en opbevaringsspecialist altid skabe den optimale løsning til dine lokaler.

 

2. Hvad opbevarer du i dit arkiv?

For at skabe den mest effektive opbevaringsfacilitet skal du definere, hvad der er i din samling. Hvad opbevarer du? Er det primært traditionel papiropbevaring, eller har du også brug for at opbevare andre genstande? Er der genstande, der skal opbevares fladt eller i kasser? Er der særlige behov?

Skab overblik

For at sikre, at du kan imødekomme nuværende og forventede opbevaringsbehov, skal du vide, hvad du opbevarer. Detaljeret katalogisering er umagen værd, men det er en tidskrævende proces. Hvis du ikke har tid eller ressourcer til at katalogisere alt i detaljer, bør du sætte tid af til at oprette en liste over genstande, dokumenter eller volumen. Det giver dig et overblik over indholdet i samlingen. Det giver dig mulighed for at:

• foretage en vurdering af volumen
• foretage en vurdering af størrelser
• foretage en vurdering af ethvert særligt opbevaringsbehov grundet størrelse, vægt eller særlige krav.

Særlige behov

Det er vigtigt at vide, hvordan du har brug for at opbevare dine genstande. Skal de f.eks. opbevares fladt eller i kasser? Sådan information bidrager til udvælgelsen af det bedst egnede opbevaringssystem med de mest optimale opbevaringsforhold for dine genstande. Hvad kan hjælpe:

• Sammensæt en liste over alt materiale, der skal opbevares
• Angiv, hvordan materialerne skal opbevares (i arkivkasser, fladt, i hængemapper, plastkasser osv.).
• Angiv størrelser og vægt.
• Har (en del af) samlingen særlige krav (som f.eks. mørk opbevaring, nem adgang)
• Er der behov for klimakontrol?

3. Analyser logistik

Når du kender størrelsen på din opbevaringsplads og omfanget af dit opbevaringsbehov, er det tid til at tænke på logistikken, arbejdsgangen og plukfrekvensenfor dine genstande.

Analyse

For at skabe et effektivt opbevaringsområde er det vigtigt at analysere arten af din arbejdsgang. Analyse er afgørende for at sikre, at arbejdsgangen fortsætter med at forbedre effektiviteten, efter designet af dit lagerområde er ændret. En effektiv opbevaring og dermed en effektiv arbejdsgang har mange ekstra fordele såsom kortere leveringstider for dit personale. Du kan analysere arbejdsgangen med følgende spørgsmål:

• Er der noget i dit arkiv, der skal bruges ofte?
• Hvor mange mennesker skal arbejde i eller bruge arkivet på samme tid?
• vor mange gange om dagen har du brug for adgang til materialet?

4. Optimer opbevaringskapaciteten 

Når du har kortlagt opbevaringspladsen, identificeret hvad der skal opbevares og analyseret plukfrekvensen og arbejdsgangene, er det tid til at undersøge, hvordan du kan optimere opbevaringskapaciteten. Sørg for, at den opbevaringsplads, du vil bruge, udnyttes helt ned til den sidste kvadratmeter. Ved at gøre dette kan opbevaringskapaciteten maksimeres. Det er vigtigt at bevare fokus på arbejdsgangen og tilgængeligheden. Der kan vælges forskellige skabe eller reoler til arkivopbevaring. Den ledige plads, genstandenes art, opbevaringsforholdene og arbejdsgangen skal tages i betragtning, når du vælger dit opbevaringssystem. Der er flere opbevaringssystemer på markedet, som du kan vælge imellem.

Stationære reoler

Stationære reoler er et godt valg til et arkiv, der bruges intensivt af en række forskellige mennesker. Arkivmaterialet er let tilgængeligt for alle brugere vha. permanente gange, så der ikke opstår flaskehalse i arkivet.

Mobilreoler

Mobilreoler udnytter den ledige plads optimalt ved kun at bruge én gang. Reolerne kan flyttes individuelt eller flere samtidig, når der er behov for det. Ved at vælge et kompakt mobilreolsystem kan du, alt efter situationen, øge opbevaringskapaciteten til mere end 200 % sammenlignet med stationære reoler.

Double Decker mobilreoler

Hvis der er tilstrækkelig lofthøjde i opbevaringsområdet, kan et to-etagers opbevaringssystem være interessant. Et mobilreolsystem med to etager kan øge lagerkapaciteten med 400 % sammenlignet med almindelige stationære reoler. Ved at vælge det rigtige opbevaringssystem kan hver kubikcentimeter i et arkivrum udnyttes effektivt, samtidig med at alt arkivmateriale er lige ved hånden.

 

Safety factors when archiving

5. Sikkerhedsfaktorer

Når du indretter dit arkiv, er der meget at tage højde for i forhold til sikkerhed. Det er vigtigt at beskytte dine brugere og dine opbevarede genstande eller dokumenter. Historisk set har brand og fugt forårsaget mest skade på arkiver. Her er seks faktorer, der skal tages i betragtning i forhold til sikkerhed:

 

  1. Vand: Som udgangspunkt bør rør aldrig løbe gennem et opbevaringsområde på grund af den skade, de kan forårsage.
  2. Fugt, temperatur: For at undgå nedbrydning af dine opbevarede genstande er det vigtigt, at arkivet er et køligt og forholdsvis tørt rum, og at temperaturudsvingene ikke overstiger ± 2 °C. Hvis luftfugtigheden er over 65 %, kan skimmel let sprede sig i dine samlinger.
  3. Brand: Opbevaringsområdet skal være så brandsikkert som muligt. Overvej at bruge brandsikre døre og vinduer. Der er også mulighed for at gøre vægge, gulve og lofter brandsikre. Og der kan installeres brandsikringssystemer, hvor du forbinder dit arkiv til bygningens brandalarm
  4. Lysnedbrydning: Arkiver skal udsættes for så lidt sol- og kunstigt lys som muligt på grund af ultraviolet og infrarød stråling. LED-belysning afgiver ikke ultraviolet eller infrarød stråling og kan dermed give samlingerne en længere levetid sammenlignet med halogenlyskilder.
  5. Udledning: Materiale som f.eks. træ afgiver eddikesyre, som får arkiver til at nedbrydes hurtigere. Galvaniseret
    materiale udgør en alvorlig miljø-belastning, både i produktions- og genbrugsprocessen. Hvid zink giver sorte pletter og har en ujævn overflade og bør aldrig bruges til opbevaring af bøger, da det vil beskadige bogomslag. Den bedste løsning er åbne stålreoler, som også tillader luftcirkulation og muliggør let inspektion og rengøring.
  6. Uautoriseret adgang: For at undgå uautoriseret adgang eller tyveri er det muligt at tilføje sikkerhedsfunktioner i dine opbevaringssystemer. Mobilreoler kan f.eks. udstyres med indbrudsbeskyttelse, RFID og PIN-kode, der giver adgang til bestemte gange, låsemekanismer osv.

Tip: En liste med sikkerhedsrelaterede spørgsmål
• Løber der vandrør (VVS, centralvarme) gennem lokalerne?
• Er der vandtanke eller vandvarmere placeret over opbevaringsområdet?
• Har du brug for et klimasystem til regulering af temperatur og fugtighed?
• Har opbevaringsområdet brandsikre døre og vinduer?
• Hvis du overvejer et elektronisk mobilt system, har det så forbindelse til brandalarmen?
• Bliver opbevaringsrummet udsat for direkte sollys?
• Hvilke typer belysningssystemer er tilgængelige?
• Opbevarer du historiske, skrøbelige, værdifulde, fortrolige genstande eller dokumenter? Tag højde for, hvilket materiale du bruger til opbevaring af disse genstande.
• Er der særlige sikkerhedskrav til de ting, der opbevares?
• Er der nogen adgangsbegrænsninger eller forbehold?

Tilbehør og LED-belysning

Når du har det rigtige tilbehør til dit arkiv, bliver det lettere for dig at organisere din lagerplads og opbevare dine dokumenter og genstande på den bedste måde. For at definere særlige behov for dine opbevarede genstande skal der etableres en form for arkiveringssystem.

Opbevaringsetiketter og -tags
Med opbevaringsetiketter og -tags er det lettere at identificere indholdet i en bestemt gang, i et bestemt fag eller på en bestemt hylde.

Udtrækshylder
Udtrækshylder kan bruges som skrivebord, arbejdsbord eller til midlertidig opbevaring af mindre genstande. Med en udtræksramme kan du opbevare dokumenter i flere typer hængemapper, som tilgås ovenfra.

Skuffer
Skuffer er en fantastisk løsning til fleksibel, tilgængelig og sikker opbevaring af samlinger. Uanset om det er cd‘er, dvd‘er eller værdifulde genstande, er der et velegnet skuffesystem til alle behov.

Skilleplader
Ved hjælp af skilleplader kan du opdele hylden i et antal rum.

Bogstøtter
Glidende bogstøtter hjælper med at holde dine bøger eller dokumenter opretstående og fastgjort i en bestemt position. Med enten opdelingsbøjler eller bogstøtter forbliver bøger eller mapper lodrette.

Arkivkasser
Arkivkasser bruges ofte for at beskytte mod lys, støv, forurening, skadedyr og beskadigelse.

LED-belysning
Lysnedbrydning er en sikkerhedsfaktor, som du skal være opmærksom på. Direkte eksponering med ultraviolet eller infrarød stråling fra sollys eller kunstigt lys har direkte indvirkning på din samling. Overvej at bruge LEDbelysning, da det ikke frigiver ultraviolet eller infrarød stråling og dermed kan give samlingerne en længere levetid sammenlignet med halogenlyskilder.

Tilgængelighed

Det kan være nødvendigt med særlige adgangsforhold til arkivet for at tilgodese personer med fysiske handicap. I forhold til opbevaringsområdet er det vigtigt, at der ikke er forhindringer og at det er tilpasset, så alles behov for adgang kan imødekommes. Når arkiverne gøres let tilgængelige, hjælper det personer med handicap til at bidrage med deres fulde potentiale. Der er flere ting, du skal overveje, når du vælger et opbevaringssystem:

  • Er gangene mellem reolerne eller skabene brede nok til, at man kan køre ind og dreje med en kørestol?
  • Er der noget, der kan udgøre en forhindring for handicappede?
  • Kan en person med handicap nemt betjene kontrolpanelet, hvis der vælges et mobilreolsystem?
  • Hvis der vælges et mobilreolsystem, skal du være meget opmærksom på, hvilke sikkerhedsfunktioner der er, så sikkerheden kan garanteres for alle, uanset om brugerne har et handicap
    eller ej.

Kontakt

Cookie

Vi vil gerne bruge cookies, og vi beder om din tilladelse til at placere dem.

De nødvendige er altid aktive; når du klikker på "accepter alle cookies", accepterer du alle valgfrie cookies til. Hvis du ønsker at vælge, hvilke cookies du vil acceptere, skal du klikke på knappen "cookie-indstillinger".

Cookie-indstillinger

Vi vil gerne bruge cookies, og vi beder om din tilladelse til at placere dem.

Nødvendige cookies hjælper os med at gøre webstedet brugbart ved at muliggøre grundlæggende funktioner som sidebesøg og adgang til sikre områder af webstedet. Hjemmesiden kan ikke fungere korrekt uden disse cookies.

Anonyme statistiske cookies hjælper os med at forstå, hvordan besøgende interagerer med websteder ved at indsamle og rapportere oplysninger anonymt.

Analytiske cookies hjælper os med at forstå, hvordan besøgende interagerer med websteder ved at indsamle og rapportere oplysninger.

Markedsføringscookies bruges til at spore besøgende på tværs af websteder. Hensigten er at vise annoncer, der er relevante og engagerende for den enkelte bruger og dermed mere værdifulde for udgivere og tredjepartsannoncører.