PWN, HOLLAND

ARKIVSYSTEMER FRA BRUYNZEEL DER PASSER TIL DE FLEKSIBLE ARBEJDSPLADSER HOS PWN
Virksomheden PWN leverer drikkevand og forvalter klitterne i den hollandske provins Nord-Holland.

Ca. 500 ansatte sørger for, at 2 millioner mennesker får adgang til over 100 milliarder liter fersk drikkevand om året. Det er virksomhedens hovedopgave. Desuden forvalter PWN ca. 7 300 hektar naturområder (f.eks. nationalparken Kamperduinen), samt 2 besøgscentre og 40 udlejningslejligheder.

“Ja, vi har nok at se til”, siger Hans Vervoort, ejendomsforvalter på virksomhedens hovedkontor i Velserbroek. “Men alt begynder hos os og ender ved drikkevandet”.

Personligt arkiv

PWN er en af de virksomheder i Holland, som forvandler overfladevand til drikkevand. Vandet fra IJsselmeer renses på 2 måder. Af en keramisk membran og med UV-teknik, samt ved forhåndsrensning og filtrering gennem klitterne. Begge rensningsmetoder giver en enestående høj drikkevandskvalitet. Virksomheden udvikler hele tiden nye, innovative metoder for en optimal og omkostningseffektiv vandrensning. Virksomhedens hovedkontor repræsenterer denne innovative atmosfære. Der findes ingen faste arbejdspladser og møderne finder sted i atriummet. Det personlige arkivsystem, som Bruynzeel har installeret hos PWN, passer perfekt til denne måde at arbejde på.

Alment arkiv

Vervoort: “Da vi flyttede ind i vores nye kontor i 2015, satte vi papirforbruget ned fra 10 til 4 tons papir. Vi arbejder nu for det meste digitalt og anvender et dokumentations- og informationssystem, som er tilgængeligt for alle ansatte. De ansatte kan samarbejde om projekter og har samtidigt adgang til de samme informationer.”
De ansatte har nu ikke længere egne rum og arkivskabe. “For nogen medarbejdere var det svært at vænne sig til. De har dog også lagt mærke til, at der blev opbevaret mange sager, som der egentlig ikke længere var brug for”, siger Hans Vervoort. For øvrigt har vi jo fortsat et fælles arkiv. Der opbevares alle dokumenter, som ifølge loven skal opbevares i et vist tidsrum.

På vej til det papirløse kontor

PWN kommer ikke til helt at undgå papir. På møder mener vi f.eks. at det er praktisk at arbejde med udprintede tegninger og dokumenter. “Men derefter ryger det hele i papircontaineren. Det er meningsløst at opbevare alt to gange, når vi også gemmer det hele digitalt.”
Da mennesker også engang imellem har brug for deres eget lille arkiv, har Bruynzeel udviklet et personligt arkivsystem til PWN med lave, el-drevne reoler, hvor hver ansat har 90 cm opbevaringsplads til rådighed. I kontorets 9 zoner står der 7 mobile, centralt placerede kompaktreoler.
“Vi kan godt lide Bruynzeel-systemet”, siger Hans Vervoort. “Medarbejderne skulle godt nok først vænne sig til det, og i begyndelsen var der lidt tilvænningsproblemer, men nu er næsten alle meget tilfredse. Vi vurderede behovet for opbevaringsplads lidt for højt. Digitaliseringen går hurtigere end vi havde forventet. Vores ansatte har åbenbart stadig mindre behov for at opbevare udprintede dokumenter. Selv om vi aldrig kommer til at arbejde helt papirløst, er vi på vej mod det papirbesparende kontor.”