GL EVENTS, FRANKRIG

ELEKTRISK RULLEARKIV: EN OPTIMAL OPBEVARINGSLØSNING TIL GL EVENTS HOVEDKONTOR.

Baggrund: GL Events flyttede sit hovedkontor til et moderne område i havnen, Rhône
I Januar 2014 flyttede GL Events ind i sit nye hovedkontor i La Confluence. 300 ansatte i Lyon arbejder nu i de nye lokaler. Bygningen tegnet af Odile Decq har en imponerende arkitektur i glas og stål og passer perfekt ind i den moderne bydel La Confluence. Den øverste etage har en unik udsigt over Rhônes havneområde. Kontorene har en åben planløsning og elegante designs kombineret med koncernens egne farver.

Behov: Kompakt opbevaring integreret på en smart måde i et åbent kontorlandskab
«I vores tidligere lokaler lå arkivet i kælderen. Med nye lokaler og en åben planløsning var vi nødt til, at finde en ny løsning på arkivering og opbevaring.»

Monique Martoia – Manager of Furniture GL Events

Løsningen: Elektrisk rullearkiv med badgekontrollert adgang
Et elektrisk rullearkiv blev installeret i den åbne planløsning. I dette kompakte system bliver de forskellige afdelingers dokumenter og mapper opbevaret på et begrænset område. «Det kompakte rullearkiv har hjulpet os med at optimere vores opbevaringsområde» siger Monique Martoia. De mobile reoler bliver brugt dagligt af ca. 60 personer fra forskellige afdelinger. Dokumenter med følsomt indhold forbliver fortrolige ved hjælp af adgangskontrol, hvor hver medarbejder har et forprogrammeret badge, som giver adgang til de aktuelle dele af arkivet. Adgangen er begrænset til de forskellige afdelinger. «Lederne af de forskellige afdelinger blev først oplært. Det er meget let at anvende. Ejendomsafdelingen genererer et stort antal mapper. Dette er «levende» mapper, og derfor er jeg en af dem, som bruger rullearkivet oftest. Jeg er blevet hovedansvarlig for systemet, så det er ofte mig folk kommer til med spørsmål» forklarer Monique Martoia. For at integrere arkivet i resten af kontorets interiør, har alle fronter fået GL events egen røde farve.

Brugernes dom: Et optimalt opbevaringssystem

«Jeg har nu brugt rullearkivet i 1½ år. Jeg vidste intet om opbevaringssystemet på forhånd. I vores åbne kontorlandskab, er det den ideelle løsning. Det er brugervenligt, og vores gæster er er alle imponeret over hvor kompakt rullearkivet er, og over hvor fint det er integreret i kontormiljøet.«

Monique Martoia – Building Department Manager, GL Events