Du sidder ved dit skrivebord og stirrer på din computerskærm. På skrivebordet overfor taler en kollega i telefon med en kunde. Ved siden af dig, tæt på, har andre kolleger travlt med at lede efter et ledigt skrivebord til dagens arbejde. Der er nærmest umuligt at koncentrere sig. Lyder dette velkendt?

By Max Rijken, winner Shaping The Office Contest in the category Design

’Den nye måde at arbejde på’, inklusiv innovationer, så som et kontormiljø og fleksible arbejdsrum, kræver et antal løsninger som sætter de oprindelige intentioner – mere sammenhæng blandt de ansatte, at opmuntre dem til at være kreative og produktive, mens der spares plads – et par skridt tilbage.

Her findes der, efter min mening, et antal vigtige punkter, som sikrer at et stort spring fremad ikke bliver til et fejltrin: Gennemtænkt og funktionel brug af pladsen, skabelsen af et mindre støjende arbejdsmiljø ved omhyggeligt at tænke på akustik og synslinjer og sidst men ikke mindst opmuntre til vidensdeling og kreativ frihed.

Mit navn er Max Rijken og næste år færdiggør jeg mit studie på the Technical University Delft, Faculty of Industrial Design. Mit kandidatstudie ’Design for Interaction’ undersøger de ændringer, som foregår indenfor industrielt design. I designprocessen bliver det mere og mere vigtigt, at få en bedre forståelse af brugeren, mere specifikt en forståelse af interaktionen mellem produktet eller servicen og brugeren. Til dette formål udførte jeg for noget tid siden en kvalitativ undersøgelse af kontormiljøer hos tre store firmaer i forskellige brancher. I hvert tilfælde fandt adskillige svagheder men også muligheder. Disse indsigter kom fra medarbejderne selv og hjalp mig med at designe min indgang til Bruynzeel Storage Systems.

Min vision af moderne kontordesign
Min vision af moderne kontordesign kan bedst oversættes til en smagfuld, omhyggeligt forberedt ret. Som enhver ret har et kontor sine grundlæggende ingredienser: skriveborde, stole og computere. Det er op til designeren at sikre, at både de grundlæggende ingredienser og krydderierne, og interaktionen mellem disse to, værdsættes af den ansatte.

Elementer som spiller vigtigste roller på kontoret
Med krydderier mener jeg de elementer, som spiller de vigtigste roller på kontoret, og som gør firmaet velkendt. For eksempel kunne et firma, som arbejder med en masse fysiske dokumenter, vælge et særligt opbevaringselement som sit krydderi, mens en kreativ virksomhed kunne vælge at have mere her-og-nu arbejdsplads til rådighed, hvor de uforstyrret kan brainstorme. Det er op til chefen, designeren, at sikre, at disse forskellige ingredienser går op i en højere helhed, og at elementerne ikke er i modstrid med hinanden.

Socialt eksperiment
Design Studio KNOL fra Eindhoven testede i 2014 et socialt eksperiment, for at finde ud af i hvilket miljø folk i længst tid kunne levere et produktivt arbejde. De testede dette med projektet Out of Office. Ved at starte med et uformelt og meget frit arbejdsrum og, i løbet af fire uger, forvandle dette til et gråt kontormiljø, hvor de iagttog hvordan folk reagerede. Konklusionen var, at folk føler sig lidt utilpas i det frie rum, og at de arbejdede mere produktivt i det mere nøjsomme og spartanske rum. Et sted midt imellem disse to er, hvor de ansatte føler sig bedst tilpas.

Det ’perfekte’ arbejdsmiljø
Udfra disse to overvejelser begrundede jeg, at det ’perfekte’ arbejdsmiljø virker til at være et miljø, som giver struktur til den ansatte og begrænser distraktioner udefra, men på den anden side også som minimum delvist opfylder den ansattes behov for forandring og for indflydelse på sit arbejdsmiljø.

Opbevaringens rolle
For at vende tilbage til den offentlige mening omkring kontoropbevaringssystemers aktuelle niveau, vil jeg vove at sige, at diskussionen ikke ville blive særligt spændende. Der er ikke noget galt med moderne opbevaring, men det er ikke krydderi. Jeg ville gerne se dette ændre sig, fordi hvis du ser på et opbevaringssystem, både udfra et praktisk og et abstrakt synspunkt, tilbyder det gode fremtidsudsigter. Et opbevaringssystem til fysiske dokumenter er et sted, hvor vigtige oplysninger samles, og hvor et firmas milepæle kan findes. Ansatte kommer her for at indsamle oplysninger, hvilket afføder nye idéer og ny succes. Kombinationen af denne nye idé omkring opbevaringssystemer, min vision og indsigterne fra min forskning, har ført til mit design, WorkScape. Kombinationen af opbevaringssystemer og friheden til at arbejde som den ansatte ønsker det, kan føre til et sted i kontoret hvor opbevaringssystemet er centralt for arbejdspladsens funktion. Opbevaringssystemet forvandles til et sted, hvor du kan indsamle oplysninger, og hvor nye idéer skabes. Dette vil ikke ændre sig, selvom den nuværende tendens går imod digitaliseringen og reducering af fysiske rammer. Efter min mening vil der altid være behov for fysisk opbevaring, mødearealer og konferencerum.

Et funktionelt og mere stille arbejdsmiljø
Interiøret i det moderne kontor har brug for at finde en balance mellem de grundlæggende ingredienser, den struktur de ansatte har brug for og krydderierne. Ved at se på sammensætningen af disse elementer i forhold til hinanden, kan visse flaskehalse undgås i et kontormiljø. Klar afmærkning af grænsen mellem områder hvor produktiviteten er i højsædet, og områder hvor der tilbydes kreativitet og afslapning. Dette skaber et funktionelt og mere stille arbejdsmiljø, hvor der stadig er tilgængelig plads til vidensdeling og kreativ frihed. Ved at sammenføre flere funktioner kan kontorets arealmæssige krav reduceres, og antallet af ubemandede skriveborde minimeres.